Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance del presente manual y de la normativa regulatoria.

• Autorización: Consentimiento, expreso e informado, que da el titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. (Ver Anexo 1)
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y puesta a disposición el titular para el tratamiento de sus datos personales. Se informa en este sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a su información y la forma en que podrá acceder a ellos. (Ver Anexo 2)
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales de terminadas o determinables.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución
  Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales.
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la compañía en razón de una relación contractual/obligacional.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
• Tratamiento: Cualquier acción sobre datos personales como recolección, almacenamiento o uso.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

La Compañía reconoce que sus empleados, accionistas y directivos tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:

Para los Clientes y/o usuarios del portal de PSIGMA CORPORATION S.A.S. ver: política de privacidad y tratamiento de datos personales.

a. De los Clientes personas jurídicas – usuarios del servicio.

• Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo
  electrónico;  Nombre del asignado para el recaudo y/o pago de cartera, correo electrónico;
• Certificado de Constitución y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio o Superintendencia correspondiente según aplique para cada caso;
• Información tributaria (RUT).

b. De los Usuarios del servicio – personas naturales.

• Nombre y apellido del usuario que va a aplicar el instrumento de evaluación;
• Número de identificación;
• Edad;
• Nivel de Estudio;
• Ciudad de domicilio;
• Correo electrónico;
• Dirección;
• Teléfono.

c. De los Proveedores.

• Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo
  electrónico;
• Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
• Nombre del asignado para el recaudo y/o pago de cartera, correo electrónico;
• Certificado de Constitución y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio o Superintendencia correspondiente según aplique para cada caso;
• Información tributaria (RUT).

d. De los Empleados.

• Trabajador y grupo familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, ocupaciones;
• Identificación de hijos, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, afiliaciones a la seguridad social;
• Hoja de vida, certificados de educación, de experiencia laboral, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
• Salario y otros pagos;
• Afiliaciones con descuento de nómina;
• Aportes pensionales;
• Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, AFC, bonos/auxilios de alimentos, etc.;
• Autorizaciones de descuentos;
• Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
• Contrato laboral;
• Cambios en el contrato de trabajo;
• Pago de auxilio y beneficios;
• Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
• Historia clínica ocupacional del trabajador;
• Accidentes laborales;
• Horas extras.

De acuerdo con el tipo de relación que se genere con la compañía (Empleado, Proveedor, Cliente, Usuario), los datos personales son utilizados, para (ver Anexo 3):

•  Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de las Compañía;
• Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar;
• Atender solicitudes de información, prestación de servicios, encuestas, evaluaciones,
  estudios, análisis de información cuantitativa y cualitativa, y contenidos relacionados con el objeto social de la compañía;
• Notificación de información relativa a nuevos productos y/o servicios de evaluación, medición y diagnóstico;
• Ser contactado(a) para ofrecimiento de productos y servicios;
• Almacenamiento en bases de datos cuantitativas con el fin de realizar análisis estadísticos y psicométricos;
• Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Compañía;
• Pago de obligaciones contractuales;
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma;
• Soporte en procesos de auditoria externa/interna;
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente/ Comunicación de noticias y boletines;
• Ser informado(a) e invitado(a) a participar en diferentes concursos, promociones y beneficios;
• Enviarme información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de PSIGMA CORPORATION S.A.S., o de terceros aliados;
• Realizar encuestas, evaluaciones y/o sondeos de opinión sobre la calidad de los productos y/o servicios;
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía;
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude;
• Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente;
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía;
• Notificación de cambios en la legislación que afecte el negocio.

Estas actividades las realiza PSIGMA CORPORATION S.A.S., a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los
propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de
2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad PSIGMA CORPORATION S.A.S.:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PSIGMA CORPORATION S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a PSIGMA CORPORATION S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento;
• Ser informado por PSIGMA CORPORATION S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Tener conocimiento en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. PSIGMA CORPORATION S.A.S., cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con “PSIGMA CORPORATION S.A.S.,” así:

Si es usuario de los servicios digitales de PSIGMA CORPORATION S.A.S., o ha participado en una actividad promocional o dinámica comercial de esta empresa, dirigirse a: info@psigmacorp.com Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente 6230800 en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 1:00 p.m. y 2:00 pm a 6:00 p.m.

b. Consultas.
PSIGMA CORPORATION S.A.S., garantiza el derecho de consulta,suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales PSIGMA CORPORATION S.A.S., garantiza que, existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

c. Reclamos.
PSIGMA CORPORATION S.A.S., garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia PSIGMA CORPORATION S.A.S., recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por PSIGMA CORPORATION S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia;
• Los documentos anexos, que acrediten la identidad o la representación de su representado;
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos;
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
  personales.

Parágrafo 1. Rectificación y actualización de datos.: PSIGMA CORPORATION S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
PSIGMA CORPORATION S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Parágrafo 2. Supresión de datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PSIGMA CORPORATION S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012;
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados;
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PSIGMA CORPORATION S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PSIGMA CORPORATION S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

e. Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PSIGMA CORPORATION S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a PSIGMA CORPORATION S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PSIGMA CORPORATION S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

9.1. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S., cuando obra como Responsable del tratamiento de datos personales:

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de
PSIGMA CORPORATION S.A.S., cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

9.2. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S., respecto del titular del dato:

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

9.3. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S., respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales:

• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación Colombiana.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

9.4. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S., cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado:

• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

9.5. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S., respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

• Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.6. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S., cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:

Si PSIGMA CORPORATION S.A.S., realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

• Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a PSIGMA CORPORATION S.A.S., los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” o la denominación que considere eficaz para su identificación, una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PSIGMA CORPORATION S.A.S., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.psigmacorp.com..

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de suministro de información.

Las comunicaciones se enviarán y/o estarán disponibles digitalmente como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Las presentes políticas rigen a partir del 27 de julio de 2013. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de PSIGMA CORPORATION S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio que este adquiere de PSIGMA CORPORATION S.A.S.

Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquiera de los servicios o productos contratados, adquiridos o asignados al titular usuario, cambien en lo” esencial”, por regla general, se obtendrá de este la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de comunicación entre la empresa y los titulares.